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MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DEI FLUSSI DOCUMENTALI

Scheda di dettaglio

Descrizione

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Manuale di gestione del protocollo
informatico dei flussi documentali e degli
                             archivi

 

 

 

 

 

 

 

Comune di Copertino


 

 

 

Indice

 

 

 

PREMESSA ...                                                                                                                                     ..4

CAPO I ...                                                                                                                                             .5

Definizioni ed ambito di applicazione ...                                                                                                   ..5

Art. 1 Definizioni ...                                                                                                                        .5

Art. 2 Oggetto della disciplina ...                                                                                                      .7

Art. 3 Finalità ...                                                                                                                           ...8

Art. 4 Il servizio di protocollo ...                                                                                                      ..8

CAPO II...                                                                                                                                           ...9

IL DOCUMENTO...                                                                                                                            ...9

Art. 5 Tipologia dei documenti ...                                                                                                     .9

Art. 6 Documenti interni...                                                                                                             ...9

Art. 7 Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo ...                                                              ..9

Art. 8 Documenti soggetti a protocollo riservato e documenti soggetti a registrazione

particolare ...                                                                                                                                .11

Art. 9 Uso del telefax ...                                                                                                               ..13

Art. 10 Uso della posta elettronica e della PEC (posta elettronica certificata) ...                               ..13

CAPO III ...                                                                                                                                       ..15

Registrazione dei documenti: regole e modalità ...                                                                                   ..15

Art. 11 Il Responsabile del Protocollo ...                                                                                        ..15

Art. 12 Funzionalità minime del sistema di protocollo informatico ...                                                ...16

Art. 13 Elementi della registrazione di protocollo...                                                                         ..16

Art. 14 Elementi obbligatori della registrazione di protocollo ...                                                        ..17

Art. 15 Inalterabilità ed annullamento di una registrazione di protocollo...                                          .17

Art. 16 Individuazione degli elementi accessori della registrazione di protocollo ...                             .17

Art. 17 Riservatezza delle informazioni ...                                                                                     ...18

Art. 18 Segnatura di protocollo...                                                                                                   .19

Art. 19 Registro giornaliero di protocollo ...                                                                                    ..19

Art. 20 Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema ...                          ...20

Art. 21 Responsabile informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico...                        .20

Art. 22 Registro di emergenza ...                                                                                                 ...20

Art. 23 Accesso interno ...                                                                                                            .21

CAPO IV ...                                                                                                                                       ..22

NORME ORGANIZZATIVE ...                                                                                                         ...22

Art. 24 Disposizioni sull'apertura della corrispondenza in arrivo ...                                                    .22

Art. 25 Protocollazione della corrispondenza in arrivo ...                                                                 ..22

Art. 26 Protocollo differito ...                                                                                                        ..23

Art. 27 Email prive di firma ...                                                                                                     ...23

Art. 28 Digitalizzazione della corrispondenza in arrivo ...                                                                ...23

Art. 29 Assegnazione e classificazione della corrispondenza in arrivo ...                                         ...24

Art. 30 Lettere erroneamente pervenute...                                                                                   ...25

Art. 31 Erronea assegnazione di competenza ...                                                                            ...25

Art. 32 Creazione dei documenti interni ...                                                                                     ..25

Art. 33 Smistamento e gestione dei documenti ...                                                                           ..25

Art. 34 Fascicoli ...                                                                                                                     ...26

Art. 35 Smistamento della corrispondenza in arrivo ...                                                                      .26

 

 

Legal_drafter__Avv._Lara_Costantini_                                                                                                         2


 

 

 

 

Art. 36 Protocollazione della corrispondenza in partenza ...                                                              .26

Art. 37 Spedizione della corrispondenza cartacea...                                                                        ..27

CAPO V ...                                                                                                                                       ...28

ARCHIVIO E PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI...                                                  .28

ART. 38 Archivi cartacei e archivio informatico ...                                                                         .28

Art. 39 Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito ...                                                        ..28

Art. 40 Archivio storico ...                                                                                                             .29

Art. 41 Il fascicolo informatico ...                                                                                                   .29

Art. 42 Conservazione dei documenti informatici ...                                                                       ...30

Art. 43 Conservazione sostitutiva dei documenti informatici ...                                                         .30

Art. 44 Conservazione sostitutiva di documenti analogici ...                                                             ..30

Art. 45 Responsabile della conservazione...                                                                                  ...31

Art. 46 Obbligo di esibizione...                                                                                                      ..32

CAPO VI ...                                                                                                                                       ..40

DISPOSIZIONI FINALI ...                                                                                                                ...40

Art. 49 Modalità di comunicazione del manuale ...                                                                           .40

Art. 50 Aggiornamento del manuale ...                                                                                         ...40

Art. 51 Rinvio ...                                                                                                                          ..40

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Legal_drafter__Avv._Lara_Costantini_                                                                                                         3


 

 

 

 

 

 

 

PREMESSA

 

 

Il_ presente_manuale_recepisce_le_indicazioni_contenute_nel_D.P.R._ 445/2000,_Testo_Unico_
delle_disposizioni_legislative_e_regolamentari_in_materia_di_documentazione_amministrativa,_
e_rappresenta_la_sintesi_del_lavoro_progettuale_compiuto_dall'amministrazione._
_

Nell'ambito_ della_ normativa_ vigente_ l'Amministrazione_ per_ motivi_ organizzativi_ ed_
economici_ha_ritenuto_opportuno_procedere_alla_realizzazione_del_protocollo_informatico_ed_
alla_gestione_documentale_per_gradi,_soprassedendo,_durante_una_prima_fase_di_avvio_del_
servizio_ informatizzato,_ sia_ sull'archiviazione_ ottica_ sostitutiva_ che_ sulla_ gestione_
automatica_dei_documenti_ricevuti_e_spediti_direttamente_in_formato_elettronico._
_

In_considerazione_di_quanto_premesso_i_documenti_che_saranno_archiviati_in_forma_ufficiale_ continueranno_ ad_ essere_ cartacei_ anche_ se_ la_ circolazione_ degli_ stessi_ all'interno_ degli_ uffici,_ nonché_ la_ loro_ produzione,_ gestione_ e_ protocollazione_ avverrà_ attraverso_ l'uso_ del_ sistema_informatico._

_

Di_conseguenza,_finchè_l'intero_servizio_non_sarà_completamente_informatizzato_e_non_sarà_ adottato_ l'utilizzo_ della_ firma_ digitale_ per_ gli_ adempimenti_ ad_ essa_ connessi,_ i_ documenti_ pervenuti_ attraverso_ la_ casella_ di_ posta_ elettronica_ certificata_ istituzionale_ adibita_ alla_ protocollazione_ dei_ messaggi_ ricevuti_ (ed_ il_ cui_ indirizzo_ è_ riportato_ nell'indice_ delle_ amministrazioni_ pubbliche),_ eventualmente_ anche_ firmati_ digitalmente,_ saranno_ accettati_ mediante_ provvedimento_ del_ responsabile_ del_ servizio_ di_ protocollo_ che_ firmerà_ per_ l'autenticità_ una_ stampa_ degli_ stessi._ Allo_ stesso_ modo_ eventuali_ documenti_ elettronici_ firmati_digitalmente_e_pervenuti_a_caselle_di_posta_elettronica_a_disposizione_dei_vari_settori_ di_ attività,_ saranno_ stampati_ e_ protocollati_ solo_ se_ debitamente_ autorizzati_ sia_ dal_ responsabile_di_settore_che_dal_responsabile_del_protocollo._

_

In_un_prossimo_futuro,_dopo_che_i_nuovi_meccanismi_di_gestione_saranno_stati_assimilati_e_ verificati,_ l'Amministrazione_ si_ riserva_ di_ operare_ un_ ulteriore_ sforzo_ organizzativo_ ed_ economico_ per_ proseguire_ sulla_ strada_ dell'automazione_ optando_ per_ la_ definitiva_ eliminazione_ della_ carta._ Contestualmente_ si_ renderà_ necessario_ apportare_ le_ opportune_ modifiche_al_presente_Manuale._

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Data di ultima modifica: 22.07.13
  • Anno di riferimento: 2007-03-29
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